informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy

399 zł / os. + VAT. Szkolenie opłacone w 70% lub w całości ze środków publicznych jest zwolnione z podatku VAT. Formularz zgłoszeniowy. Szkolenie „Teczka osobowa pracownika bez tajemnic po zmianach w 2023 roku” omawia szczegółowo wszystkie zmiany związane z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej po wejściu w 01.01.2023. 01.12.2022 – 31.12.2022. 5000 zł. 1000 zł. 500 zł. 3500 zł. Witamy! W niniejszym artykule omówimy temat informacji o zajęciu wynagrodzenia w świadectwie pracy. Dowiesz się, co to jest, dlaczego jest ważne i jakie są. Zajęcie komornicze i informacje dodatkowe. W dwóch ostatnich ustępach świadectwa pracy, tj. 7 i 8 podaje się odpowiednio informacje o zajęciu wynagrodzenia oraz informacje uzupełniające. Wzmianka w świadectwie pracy o zajęciu komorniczym powinna wskazywać: oznaczenie komornika, numer sprawy egzekucyjnej, wysokość potrąconych kwot. Kopia zamiast duplikatu świadectwa pacy. Obecnie nie przygotowuje się odpisu czy duplikatu świadectwa pracy. Do 6 września 2019 roku obowiązywał przepis, który mówił, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca powinien wydać pracownikowi odpis świadectwa pracy. Został on uchylony rozporządzeniem MRPiPS z dnia 30 sierpnia 2019 roku Zastanawiając się jednak, korekta świadectwa pracy - jaka data, pamiętajmy, aby była ona zaktualizowana. Dokument musi bowiem zawierać wyłącznie poprawne informacje. Wydanie nowego dokumentu ze starą datą mogłoby się wiązać z poważnymi konsekwencjami prawnymi. Pamiętajmy, że sprostowane świadectwo jest nowym dokumentem. Mann Mit Säge Sucht Frau Mit Wald. Zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi gromadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Przy czym, pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy jest każda jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Część A akt osobowych Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników oraz rodzaje dokumentów w nich przechowywanych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (...). Akta osobowe pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każdą część powinien poprzedzać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Akta osobowe składają się z trzech części: A, B i C. Część A jest przeznaczona do przechowywania dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie i przechowuje się w niej wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie; świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Ponadto w części tej można dodatkowo gromadzić dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe kandydata do pracy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Dopuszczalne jest także gromadzenie w niej świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, z innych lat niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Część B akt osobowych Przepisy powołanego wcześniej rozporządzenia przewidują, że w części B akt osobowych gromadzi się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca w tej formie określił zadania pracownika, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rozporządzenia oraz zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp, oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi (inne dokumenty gromadzone w części B - patrz tabela). Zawartość części B nie przedstawia całego katalogu dokumentów, które mogą być przechowywane w tej części akt osobowych. Mogą tam znajdować się jeszcze inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, których gromadzenie jest zgodne z przepisami. W aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów, a oryginały służą do wglądu lub sporządzenia odpisów. Część C akt osobowych W części C akt osobowych dotyczącej ustania zatrudnienia przechowuje się oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 a także kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Umieszcza się tam również dokumenty związane z niewypłaceniem pracowniko Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy pracodawca powinien poinformować pracownika o tym, co stanie się z jego dokumentacją zatrudnienia. Taką informację należy przekazać wraz ze świadectwem pracy pracownika, z którym rozwiązywana jest umowa o pracę. Od pracodawcy zależy, czy nowe informacje w świadectwie pracy umieści w jego treści, czy załączy jako odrębny dokument. Skrócony okres przechowywania akt osobowych pracownika Od początku 2019 roku pracodawcy przekazują pracownikom nowe informacje dotyczące przechowywania akt pracowniczych. Warto przypomnieć, że uległ skróceniu okres przechowywania akt osobowych. Poprzednio musiały być one przechowywane przez okres 50 lat. Natomiast zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obecnie pracodawcy mają obowiązek przechowywać akta osobowe przez okres 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Warto wspomnieć, że w sytuacji, w której pracodawca po raz drugi zatrudnia tego samego pracownika w ciągu 10 lat, następuje kontynuacja w dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Zatem dziesięcioletni okres przechowywania akt osobowych tego pracownika liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym następuje zakończenie ostatniego stosunku pracy. Trzy nowe informacje w świadectwie pracy dla pracownika Zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 Kodeksu pracy; możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 Kodeksu pracy; zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2. Nowe informacje w świadectwie pracy dotyczą przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz o jej zniszczeniu w przypadku nieodebrania jej w wyznaczonym okresie. Przykład 1. Informacja do pracownika „W związku z rozwiązaniem/wygaśnięciem umowy o pracę oraz przedłożonym świadectwem pracy informuję, że: - okres przechowywania Pani/Pana dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł; - może Pani/Pan odebrać dokumentację pracowniczą do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania; - w przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej we wskazanym wyżej okresie ulegnie ona zniszczeniu”. Kiedy pracodawca zobowiązany jest wydać świadectwo pracy? Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas go nie wydano. Warto pamiętać, że w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; może być on złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy). Należy pamiętać, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 13 Kodeksu pracy). Jakie informacje muszą znaleźć się w świadectwie pracy? W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika należy podać w nim także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (art. 97 § 2 Kodeksu pracy). Ponadto powinny znaleźć się tam informacje dotyczące dni wolnych, w tym urlopów i opieki nad dzieckiem, czy pracownik objęty był ochroną stosunku pracy w związku z urlopem wychowawczym. Warto podkreślić, że nowe przepisy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczą wszystkich pracowników, z którymi zostały zawarte umowy o pracę po 31 grudnia 2018 r. Pracodawcy nie mają obowiązku informować pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. o okresie przechowywania akt osobowych. Podsumowując, nowe informacje w świadectwie pracy dotyczą okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odebrania tej dokumentacji przed jej zniszczeniem po upływie wymaganego czasu archiwizacji. Pracodawcy przekazują powyższe informacje pracownikom, których umowy o pracę zostały zawarte po 1 stycznia 2019 roku. Z tego co czytam, to przepisy nie wskazują, że przekazujemy informację wyłącznie pracownikom dla których jest 10 okres że informację przekazujemy wszystkim pracownikom z którymi rozwiązujemy stosunek pracy od czyli też tym z 50 letnim okresem prawna:U S T A W A z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Poz. 357)Art. 946. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2;w art. 94 pkt 9a i 9b otrzymują brzmienie:„9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;”Art. 945.§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następu-jącego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2; zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2. W 2019 roku pracodawca będzie miał obowiązek wydawać pracownikom wraz ze świadectwem pracy dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników ulegnie skróceniu. Problem W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Czy informacja ta ma wskazywać ogólnie liczbę lat, przez jakie będą przechowywane akta osobowe, czy podawać konkretne daty? Czy w razie wytoczenia powództwa, gdy zmienia się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przekazać byłemu pracownikowi nową informację w tym zakresie? Rada Wydawana wraz ze świadectwem pracy informacja dotycząca okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej powinna wskazywać konkretny okres przechowywania dokumentów w przypadku danego pracownika, który tę informację otrzymuje. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji byłemu pracownikowi w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika. Uzasadnienie Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników. Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia pracownika i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach od 1 stycznia 2019 r. Grupa pracowników Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2019 r. i później Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po wejściu w życie nowelizacji. Pracodawca będzie przechowywać ich dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Wówczas okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wyniesie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Pracownicy zatrudnieni do 31 grudnia 1998 r. W przypadku takich zatrudnionych nie będzie możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji. Pracodawca będzie ją przechować przez 50 lat. Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o: 1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, 2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji, 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie. Załóżmy, że w marcu 2019 r. pracodawca będzie wypowiadał trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 2 stycznia 2019 r., 1 stycznia 2018 r. (w tym przypadku przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 1 lipca 1998 r. Do świadectw pracy za umowy o pracę zawarte 2 stycznia 2019 r. i 1 stycznia 2018 r. pracodawca musi dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, którego bieg rozpocznie się w obu przypadkach 31 grudnia 2019 r. i zakończy 31 grudnia 2029 r. Pracodawca powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do 31 stycznia 2030 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona. Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat. Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub będzie stanowiła dowód w postępowaniu, a pracodawca: 1) będzie stroną tego postępowania - wówczas będzie przechowywał dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, nie krócej jednak niż doupływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony; 2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się przedłużał o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zawiadamiał, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca nie stworzył jednak w tym przypadku obowiązku informowania byłych pracowników o zmianach w zakresie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Taki obowiązek nie wynika ani z nowych przepisów Kodeksu pracy, ani z ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Nie można go również domniemywać, gdyż - jak ma to miejsce w odniesieniu do zmiany formy prowadzenia akt osobowych z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie - wprowadza się wyraźnie obowiązek przekazania informacji o tym byłym pracownikom. Skoro takiego obowiązku w tym przypadku nie ma, to pracodawca nie będzie zobligowany do informowania byłych pracowników o wydłużeniu okresu przechowywania dokumentacji. Podstawa prawna: art. 1 pkt 3-4, art. 7, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - z 2018 r. poz. 357 Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej a obowiązek informacyjny RODO – pozornie to dwie różne kwestie, ale po głębszym zastanowieniu można stwierdzić, że jednak bardzo mocno się łączą. Po pierwsze – nowy obowiązek informacyjny przy świadectwie pracy W Kodeksie pracy pojawił się nowy art. 94 [6], który stanowi o tym, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej; możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej; zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2. Obowiązek pracodawcy poinformowania o okresie przechowywania danych osobowych Wraz ze zmianą okresu przechowywania dokumentów dot. stosunku pracy pracodawcy powinni zaktualizować klauzule informacyjne. Zgodnie bowiem z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE administrator danych osobowych (pracodawca) ma obowiązek wskazać osobie, której dane dotyczą, czyli w tym przypadku pracownikowi, informację o okresie, przez jaki będą one przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu (art. 13 ust. 2 lit. a RODO). Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej a RODO Jeśli nawiązanie stosunku pracy nastąpiło od dnia 1 stycznia 2019 r. – okres przechowywania wynosi 10 lat liczony od: końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy), albo końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł (zgodnie z art. 945 § 2 Kodeksu pracy) w sytuacji, gdy doszło do ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym poprzedni stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Jeśli nawiązanie stosunku pracy nastąpiło w przedziale od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. to okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy albo 10 lat począwszy od licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony, ale pod warunkiem, że pracodawca złożył za pracownika raport informacyjny ZUS RIA. Dla pracowników, z którymi nawiązanie stosunku pracy nastąpiło przed 1 stycznia 1999 r. – okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy. Klauzule informacyjne, o których pisałam tutaj, powinny być zatem odpowiednio zaktualizowane i wręczone pracownikom. Co to oznacza? Niestety, dodatkową pracę – należy „posegregować pracowników” według momentu nawiązania stosunku pracy i dopasować do nich odpowiednie klauzule, przy założeniu, że dla zastosowania 10 letniego okresu przechowywania w niektórych przypadkach trzeba będzie złożyć raport informacyjny. Otagowane jako: RODO

informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy